Politique de confidentialité

La présente politique de confidentialité explique comment les données personnelles sont traitées sur robinreal.ai, la plateforme robinreal, les fonctions Mietdossier, les portails clients, les canaux de communication, les interfaces mobiles et les services assistés par l’IA. Elle s’applique aux personnes qui visitent le site, recherchent un logement, servent de référence, possèdent ou mettent en location un bien, exercent une activité de courtage ou de gestion immobilière, ainsi qu’aux clients professionnels et aux autres utilisateurs. SwissBid GmbH est responsable de ces traitements.

Lorsque nous traitons des données personnelles pour le compte de propriétaires, de propriétaires, de courtiers, de gestionnaires immobiliers ou d'autres clients, ces parties peuvent elles-mêmes être responsables du traitement en vertu de la loi sur la protection des données pour le traitement ultérieur des données mises à leur disposition. Leurs propres informations de confidentialité s’appliquent au traitement par ces destinataires.

Nous traitons les données personnelles conformément à la loi fédérale suisse sur la protection des données (LPD). Lorsque le règlement général sur la protection des données (RGPD) de l'UE s'applique, le traitement est effectué notamment pour exécuter un contrat, prendre des mesures précontractuelles, poursuivre des intérêts légitimes, respecter des obligations légales ou sur la base du consentement. Nous traitons uniquement les données appropriées et nécessaires aux finalités concernées.

En fonction de la manière dont les services sont utilisés, nous traitons les données d'identité et de contact, les adresses, les dates de naissance, la nationalité, les informations sur le ménage, les informations sur l'emploi et les revenus, les informations sur l'assurance, les données de référence, les communications, les dossiers de candidature, les documents, les informations de paiement et de facturation, les données de connexion et d'authentification, les rôles et autorisations, les informations sur les appareils, les adresses IP, les identifiants de cookies, les données d'utilisation et de journal et les métadonnées techniques.

Lorsque vous visitez notre site Internet, les données techniques nécessaires à son fonctionnement, à sa stabilité et à sa sécurité sont traitées. Cela inclut notamment votre adresse IP, votre type de navigateur, votre système d'exploitation, la date et l'heure d'accès, le contenu consulté, le référent et les journaux techniques. Nous utilisons ces données pour alimenter le site Internet, détecter les attaques et améliorer la convivialité.

Lorsque vous créez un compte, nous traitons les informations nécessaires à l'inscription et à l'authentification. Cela inclut notamment votre nom, votre adresse e-mail, votre identifiant d'utilisateur, vos informations de rôle, votre appartenance à une organisation, vos données de connexion et vos informations de session. Les données sont utilisées pour donner accès aux zones protégées et gérer les autorisations.

robinreal permet de rechercher des biens immobiliers et d’envoyer des demandes de contact. Nous traitons les critères de recherche, les biens qui vous intéressent, les communications, les demandes de visite et l’historique du processus de candidature. Ces informations peuvent être mises à la disposition de la personne propriétaire, de la partie bailleresse ou de la régie responsable.

Pour créer et déposer un dossier de location numérique, nous traitons différentes informations. Il peut notamment s’agir du statut de séjour, des coordonnées des personnes de référence et des résultats de leur vérification, des informations de solvabilité, des extraits du registre des poursuites et des faillites, des engagements financiers, des résultats de contrôles, des réponses aux questionnaires ainsi que de documents d’identité, de permis de séjour ou de justificatifs d’emploi et de revenu. Ces informations servent à créer et gérer les candidatures et à les mettre à la disposition des personnes autorisées dans le processus de location.

Nous pouvons évaluer les données personnelles reçues lors de l'utilisation de nos services, de recherches de propriété, de demandes de contact, de demandes de location, d'informations de référence ou d'autres interactions pour identifier un éventuel besoin de services supplémentaires liés à la propriété.

Cela peut inclure d'évaluer si les services liés à l'achat, à la vente, au courtage, à la commercialisation, au financement ou à la gestion de biens pourraient être pertinents pour une personne.

Si nous identifions un tel besoin, nous pouvons contacter la personne directement ou transmettre le contact à des partenaires immobiliers, courtiers, fournisseurs de financement ou autres prestataires de services immobiliers sélectionnés. À cette fin, nous pouvons divulguer à ces partenaires les données personnelles nécessaires au contact et à la fourniture des services concernés.

Vous pouvez à tout moment vous opposer à ce traitement de vos données personnelles à des fins d'offres partenaires ou de marketing direct.

Les utilisateurs peuvent indiquer des personnes de référence. Nous traitons leurs coordonnées et les informations qu’elles fournissent. Ces personnes peuvent être contactées par e-mail et recevoir un lien sécurisé leur permettant de transmettre leurs informations.

Nous supposons que toute personne fournissant un contact de référence est autorisée à partager les coordonnées de cette personne avec nous et l'a informée qu'elle peut être contactée.

Dans le cadre du processus de location, les documents de demande, les dossiers de location, les références, les informations de crédit, les résultats de la sélection et d'autres informations pertinentes pour la sélection des locataires peuvent être mis à la disposition des propriétaires, des propriétaires, des gestionnaires immobiliers ou des courtiers. L'accès peut être fourni via des portails clients ou des liens de partage sécurisés à durée limitée.

Nous traitons les données liées aux visites et aux rendez-vous, y compris les coordonnées, les préférences de rendez-vous, les commentaires, les participants, les informations de calendrier et les communications. Les confirmations de rendez-vous et les rappels peuvent être envoyés par e-mail, SMS ou autres canaux de communication.

Lorsque cela est activé par un client ou requis pour le processus de location, des vérifications de crédit peuvent être effectuées. Les données d'identification nécessaires au contrôle sont transmises aux agences de crédit spécialisées. Les résultats peuvent être présentés aux participants au processus de location.

Pour répondre aux exigences légales ou réglementaires, les données peuvent être vérifiées par rapport aux services de sanctions et de conformité. Les noms, dates de naissance, adresses et autres données d’identification peuvent être utilisés à cette fin.

Nous traitons le contenu des e-mails, des messages de chat, des formulaires de contact, des appels téléphoniques, des messages SMS et d'autres communications. Les messages peuvent être classés automatiquement, attribués au bon cas ou transmis au sein de la plateforme.

Les données de communication peuvent être traitées et stockées dans des portails clients, des systèmes de chat, des plateformes de messagerie ou des services de collaboration comparables. Cela inclut le contenu des messages, les pièces jointes, les horodatages et les métadonnées techniques de communication.

robinreal utilise des fonctions de recherche, d'analyse, de communication et d'assistance prises en charge par l'IA. Pour fournir ces fonctions, le contenu des messages, les historiques de discussion, les informations sur les candidatures, les informations sur les rendez-vous, le contenu des documents et d'autres données liées au cas peuvent être transmis aux fournisseurs de services d'IA concernés.

Ces systèmes aident notamment les utilisateurs et les employés à traiter les demandes, à analyser les informations, à créer des synthèses, à trouver du contenu pertinent et à automatiser les étapes du processus. Dans la mesure du possible, nous appliquons des mesures techniques et organisationnelles pour limiter les données transmises et protéger leur confidentialité.

Les décisions concernant les contrats ou l'attribution de biens locatifs ne sont pas prises exclusivement par des moyens automatisés.

Nous pouvons évaluer automatiquement les données personnelles pour mieux comprendre les préférences, les intérêts, les profils de recherche et les besoins en matière de propriété des utilisateurs et pour améliorer nos services. De telles évaluations peuvent notamment être utilisées pour personnaliser les résultats de recherche, fournir un contenu pertinent, effectuer des analyses statistiques et soutenir les processus de location.

Les décisions ayant des effets juridiques ou d'importance similaire ne sont pas prises exclusivement par des moyens automatisés.

Nous utilisons des services d'analyse et de surveillance pour mesurer l'utilisation de nos offres. Des informations sur les pages vues, les interactions, les origines des utilisateurs, les appareils et les événements techniques peuvent être collectées. Les informations qui en résultent nous aident à améliorer les fonctionnalités et à identifier les erreurs.

Les e-mails que nous envoyons peuvent contenir des informations techniques qui nous permettent de déterminer si un message a été envoyé ou ouvert et si les liens qu'il contient ont été cliqués. Ces informations sont utilisées pour assurer la livraison, analyser les erreurs et améliorer nos communications. Vous pouvez restreindre cette collecte de données via les paramètres de votre application de messagerie.

Nos sites Web utilisent des cookies et des technologies comparables. Les cookies strictement nécessaires soutiennent le fonctionnement du site Web. D'autres cookies peuvent être utilisés pour stocker les paramètres de l'utilisateur, effectuer des analyses ou activer certaines fonctions.

Les données personnelles peuvent être transmises à des fournisseurs d'hébergement, des fournisseurs de services cloud, des fournisseurs d'identité, des fournisseurs de communication, des fournisseurs d'analyse et de surveillance, des systèmes ERP et de gestion immobilière, des intégrations Mietdossier, des agences de crédit, des fournisseurs de conformité, des fournisseurs de paiement et d'autres processeurs.

Ces destinataires peuvent inclure Cloudflare R2, PostHog, Sentry, Grafana, Keycloak, Matrix, Stripe, Infinity, PropBase, Mietdossier, Intrum, RobinSanctions, Twilio, Gatekeeper, ThePublicist et des fournisseurs de systèmes d'IA et de services d'analyse. Selon la fonction utilisée, il peut s'agir notamment d'OpenAI, d'Anthropic, de Google ou de fournisseurs comparables.

Les destinataires peuvent être situés en Suisse, dans l'Espace économique européen ou dans d'autres pays. Lorsqu'un pays n'offre pas un niveau de protection des données légalement reconnu, nous nous appuyons sur des garanties appropriées telles que des clauses contractuelles types ou d'autres mécanismes de protection reconnus.

Nous utilisons des mesures de sécurité techniques et organisationnelles, notamment le cryptage, l'authentification, les autorisations basées sur les rôles, la journalisation, les restrictions d'accès, la surveillance de la sécurité, les sauvegardes, les processus de récupération et l'amélioration continue de l'architecture de sécurité.

Les données personnelles ne sont conservées que le temps nécessaire aux finalités décrites, tant qu'il existe des intérêts légitimes, ou tel que l'exige la loi. Certaines données ne sont conservées que pour de courtes durées techniques, comme l'authentification, le partage ou les jetons d'accès. Les données de la demande et du dossier de location peuvent être conservées pendant un processus de location actif et ensuite si cela est nécessaire à des fins de documentation, de prévention d'une utilisation abusive, de recours en justice ou de respect des obligations légales de conservation.

À l'expiration des délais applicables, les données sont supprimées, anonymisées ou archivées lorsque la loi le permet.

Vous disposez de divers droits concernant vos données personnelles en vertu de la loi applicable en matière de protection des données. En particulier, vous pouvez demander des informations indiquant si nous traitons des données personnelles vous concernant et quelles sont ces données. Vous pouvez également demander la correction de données personnelles inexactes ou incomplètes.

Lorsque les exigences légales sont remplies, vous pouvez demander la suppression de vos données personnelles ou la limitation de leur traitement. Vous avez également le droit de vous opposer au traitement, en particulier lorsque nous traitons vos données sur la base d'intérêts légitimes prépondérants.

Lorsque le traitement est basé sur votre consentement, vous pouvez retirer ce consentement à tout moment avec effet pour l'avenir. La rétractation n'affecte pas la licéité du traitement effectué avant la rétractation.

Lorsque la loi le prévoit, vous pouvez également demander que certaines données personnelles soient fournies dans un format électronique couramment utilisé ou transmises à un autre responsable du traitement.

Lorsque les données personnelles sont traitées au moyen de procédures automatisées, vous pouvez exposer votre point de vue et demander un examen par une personne physique lorsque la loi applicable accorde un tel droit.

Vous pouvez exercer vos droits à tout moment en nous contactant aux coordonnées figurant dans cette politique de confidentialité. Nous pouvons demander une preuve raisonnable de votre identité avant de traiter votre demande.

Vous avez également le droit de déposer une plainte auprès du Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT) ou d'une autre autorité de contrôle compétente en matière de protection des données si vous estimez que le traitement de vos données personnelles viole la loi applicable en matière de protection des données.

Nous pouvons modifier cette politique de confidentialité à tout moment. La version publiée sur le site Internet au moment concerné fait foi.